ИНСТРУКЦИЯ за СЪЗДАВАНЕ НА ОРГАНИЗАЦИОННА ЙЕРАРХИЯ Съдържание 1. ПРОЦЕС ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ОРГАНИЗАЦИОННАТА ЙЕРАРХИЯ 3 2. РЕДАКЦИЯ НА ОРГАНИЗАЦИОННАТА ЙЕРАРХИЯ 8 3. ПРОЦЕС ЗА ДОБАВЯНЕ НА ПОЗИЦИИ КЪМ ОРГАНИЗАЦИОННАТА ЕДИНИЦА 9 4. РЕДАКЦИЯ НА ДАННИ ЗА РАБОТОДАТЕЛЯ 15 5. СТАРТИРАНЕ НА СПРАВКА 16 ТАБЛИЦА СЪС СТЪПКИТЕ 1. Процес за създаване на организационната йерархия В лявата част на екрана се визуализира Меню. Избира се "Структури" - "Организационна йерархия". Формата се стартира чрез двойно кликване с мишката върху името й. Попълнената форма изглежда така: В горната част на формата се визуализира името на структурната йерархия, която ще бъде изградена. Всяка структурна йерархия се отнася за конкретен работодател. Във вашия случай организационната единица - работодател вече е създадена. В йерархията тя се отличава с характерна за нея икона - . Вие трябва да създадете организационни структури - подразделения към организационната единица - работодател. В системата Организационни единици са отделните Дирекции, Отдели, Сектори и Звена. Всички те, подредени в йерархична зависимост, представляват Структурна йерархия. Всеки елемент от структурната йерархия може да бъде подчинен само на една организационна единица, но да има подчинени множество елементи или позиции. Изграждането започва отгоре надолу, като се посочва на всеки елемент от по-горно ниво, кои от следващото ниво са му подчинени. Към елементите на всяко ниво в организационната йерархия могат да се създадат позиции. Всички полета във формите, които са оцветени в жълто, са задължителни за попълване! В горната част на екрана се визуализира името на структурната йерархия, а в долната лява част на формата се показват и структурната йерархия, и организационната единица - работодател, за която тя е създадена: Създаване на организационни единици - подразделения на структурната йерархия. За да се направи това, трябва да се маркира организационната единица - работодател и след това да се създадат подразделенията като по този начин те автоматично се визуализират като подчинени на работодателя. За целта трябва да се изпълни следното: Натиска се бутон (Нов) от долната лява лента с бутони. Така се отваря формата "Организационни единици", в която трябва да бъдат извършени описаните в долната таблица действия за попълване на необходимите полета (Всички полета във формите, които са оцветени в жълто, са задължителни за попълване!): След попълването на описаните в долу-посочената таблица полета формата изглежда така: № Действия Екранна форма Име 1 Въвежда се име на организационната единица в поле <Наименование>. Полето е задължително за попълване. Организационна единица: Създаване 2 Въвежда се съкратен вариант на наименованието в поле <Кратко име>. Полето не е задължително. Организационна единица: Създаване 3 Въвежда се тип на организационната единица в поле <Тип>. Полето е задължително за попълване. Организационна единица: Създаване 4 Въвежда се допълнителен текст, описващ детайлно организационната единица в поле <Описание>. Организационна единица: Създаване 5 Избира се "България" в поле <Местоположение>. Организационна единица: Създаване 6 Избира се вид на организационния елемент в поле <Вид на организационен елемент> - Главна дирекция, Дирекция, Отдел или Сектор. Организационна единица: Създаване 7 Поле <Работодател> се попълва автоматично, след добавянето на организационна единица към йерархията. Организационна единица: Създаване 8 Въвежда се начална дата на валидност на организационната единица в поле <От дата>. Трябва да се попълни 01.01.1900. Организационна единица: Създаване 9 Въвежда се крайна дата на валидност на организационната единица в поле <До дата>. Полето има стойност по подразбиране 31.12.4000. Коригира се, когато дадената организационна единица се закрива. Организационна единица: Създаване 10 Маркира се чек-бокс <Блокирана за назначение>, когато не искаме да назначаваме служители към избраната организационна единица. Организационна единица: Създаване В долната част на формата стоят така наречените "Детайли". Те са отделни страници с разделители (табове) и в тях се попълва допълнителна информация за организационната единица. В първия - "Общи" следва да се попълни следната информация: 1 В поле <Категория администрация> се избира типа администрация - Обща или Специализирана. Организационна единица: Създаване Всяка една новосъздадена единица е подчинена на маркираната преди нея. След създаване на организационната единица йерархията трябва да изглежда така: Действието "Създаване на организационни единици - подразделения на структурната йерархия" се повтаря толкова пъти, колкото са на брой подразделенията. Маркира се съответната организационна единица, към която ще се създава подчинената организационна единица. 2. Редакция на организационна йерархия * Изтриване на организационна единица Има възможност за изтриване на организационна единица (Действието не е препоръчително!) чрез натискане на бутон (Изтрий) от долната лява лента с бутони. Има възможност за изтриване на организационната единица само от йерархията, но не и от списъка с единици. След натискане на бутона излиза предупредително съобщение: Отговаря се с "Да". Ако и тук се отговори с "Да", организационната единица ще бъде изтрита от списъка. * Добавяне на организационна единица Добавянето се използва, когато организационната единица е създадена, но не е визуализирана в структурната йерархия. Предварително се маркира този елемент, на когото ще бъде подчинена добавяната организационна единица. Натиска се бутон (Добави) от долната лява лента с бутони: * Преместване на организационна единица Организационните единици могат да се местят чрез маркиране, задържане с левия бутон на мишката и придвижването им до желаното място. Методът е известен като "drag and drop". 3. Процес за добавяне на позиции към организационната единица Маркира се съответната организационна единица, към която ще се създава позицията. Към всяка организационна единица трябва да се създаде позиция. Това означава, че към всички органи по назначение трябва да се създаде съответната позиция - напр. Създава се Организационен елемент "Министър" - създава се Длъжност "Министър" - създава се Позиция "Министър". Позицията се създава към най-ниското нива, на което принадлежи - например позицията Началник на сектор, се създава на ниво Сектор, а не ниво Дирекция, към която принадлежи Сектора. Натиска се бутон (Нов) от долната дясна лента с бутони -. Отваря се форма, в която се попълват посочените в таблица полета: № Действия Екранна форма Име 1 Въвежда се име на позицията в поле <Наименование>. Полето е задължително за попълване. Позиция: Създаване 2 Въвежда се съкратен вариант на наименованието в поле <Кратко име>. Позиция: Създаване 3 Въвежда се код на позицията в поле <Код>. Позиция: Създаване 4 Избира се организационна единица, към която принадлежи дадена позиция в поле <Организация>. Полето е задължително за попълване. Позиция: Създаване 5 Избира се длъжност, към която принадлежи дадена позиция в поле <Длъжност>. Полето е задължително за попълване. При отваряне на формата, от която се избира длъжността, за улесняване на търсенето, можете да използвате бутон филтър . След натискането му в първото поле на формата се появява възможност да изпишете името на длъжността, която искате да изберете и тя ще се визуализира. По същия начин може да се търси и в останалите полета. Изискванията за заемане на длъжността по ЕКДА излизат автоматично. Позиция: Създаване 6 Въвежда се "България" в поле <Местоположение>. Позиция: Създаване 7 Въвежда се начална и крайна дата на валидност на позицията, съответно в полета <От дата> и <До дата>. Полето <От дата> трябва да съдържа 01.01.1900, а полето <До дата> има стойност по подразбиране 31.12.4000. Коригира се, когато позицията се закрива. Позиция: Създаване В долната част на формата стоят "Детайли". В детайл "Основни характеристики" се въвежда следната допълнителна информация: Полетата Образователна степен, Професионален опит, Категория труд и Работно време автоматично се зареждат при избор на длъжността. 1 Данните в поле <Образователна степен> се наследяват от избраната длъжност. При необходимост могат да се коригират. Позиция: Създаване 2 Данните в поле < Тип на образование > се наследяват от избраната длъжност. При необходимост могат да се коригират. Позиция: Създаване 3 Въвежда се минимален брой години професионален опит, които се изискват за заемането на дадената позиция в поле <Професионален опит>. Позиция: Създаване 4 Въвежда се необходимия минимален брой години общ трудов стаж за заемане на дадената позиция в поле <Минимален трудов стаж>. Позиция: Създаване 5 В поле <НКПД> се избира шифъра на професията. Позиция: Създаване 6 Избира се категория труд, в поле <Категория труд>. Позиция: Създаване В детайл "Категории персонал": 1 Избира се категория персонал, към която принадлежи позицията, в поле <Категория персонал>. Позиция: Създаване В "Грейдове": В поле "Грейдове" се избира длъжностното ниво за позицията. Има възможност за избор от предварително дефинираното за длъжността. 1 Избират се грейдове в поле <Грейд>. Позиция: Създаване 2 Въвежда се начална и крайна дата на валидност на грейда за позицията, съответно в полета <От дата> и <До дата>. Позиция: Създаване С това позицията е създадена и Стъпка 2 се повтаря за всяка една позиция. При маркиране на някоя от организационните единици в лявата долна част на екрана в дясната се визуализират позициите към нея. 4. Редакция на данни за работодателя Маркира се организационната единица - работодател. Отваря се чрез бутон (Отвори) И в новоотворената форма "Организационни единици" в детайл "Допълнителни" трябва да се попълни следната информация: 1 Въвежда се Сметка на организационната единица в поле <Сметка>. Организационна единица: Създаване 2 Въвежда се името на териториалното поделение на Националния осигурителен институт в поле <ТП на НОИ>. Организационна единица: Създаване 3 Въвежда се кода, по който се осигурява организационната единица в поле <Осигурителен код>. Организационна единица: Създаване 4 Натиска се бутон (Запис). Създадената организационна единица се появява в йерархията. Организационна единица: Създаване 5. Стартиране на справка * Щатно разписание Справката се намира в Меню - Структури. Отваря се с двоен клик на мишката и в новоотворилия се прозорец се задават параметри. След отваряне на справката се визуализира следната параметър форма: В нея се попълват параметрите: 1 Въвежда се датата, към която ще са актуални данните в поле <Версия към дата>. Щатно разписание 2 Въвежда се името на организацията, за която ще се прави справката в поле <Организация>. Тя се избира от следната форма: Маркира се желаната единица и се натиска бутон "Избор". Щатно разписание 3 Въвежда се формат на изход - Excel или Word в поле <Формат на изхода>. Щатно разписание 4 Отбелязва се с отметка в чек-бокса <Запиши по подразбиране>, когато се запазват избраните стойности на параметрите и при всяко ново отваряне на формата те ще стоят по подразбиране. Щатно разписание * Структурна йерархия Справката се намира в Меню - Структури. Отваря се с двоен клик на мишката и в новоотворилия се прозорец се задават параметри. След отваряне на справката се визуализира следната параметър форма: В нея се попълват параметрите: 1 Въвежда се датата, към която ще са актуални данните в поле <Версия към дата>. Структурна йерархия 2 Въвежда се името на организацията, за която ще се прави справката в поле <Организация>. Структурна йерархия 3 Отбелязва се с отметка в чек-бокса <Запиши по подразбиране>, когато се запазват избраните стойности на параметрите и при всяко ново отваряне на формата те ще стоят по подразбиране. Структурна йерархия Организацията се избира от нова форма: * Диаграма на Организационните единици В лявата част на екрана се визуализира Меню. Избира се "Структури" - "Организационна йерархия". Диаграмата се стартира от бутон Диаграма. След отваряне на справката се визуализира следната параметър форма: Има възможност да се избира в каква подредба да излиза диаграмата: Хоризонтална, Вертикална или Смесена. Избират се останалите параметри във формата. ?? ?? ?? ?? 1